Informativa ai clienti sull'uso dell'IA: un modello pronto per studi legali e commercialisti

Un cliente ti scrive: «Per la mia pratica usate l'intelligenza artificiale?». Se la tua risposta è «dipende» o «ogni tanto», probabilmente stai usando l'IA in modo sensato, ma non lo stai comunicando in modo che il cliente possa fidarsi.

Il problema: usi già l'IA, ma non l'hai mai spiegato

Nella maggior parte degli studi l'IA è già entrata dalla porta di servizio: qualcuno la usa per riassumere un documento, qualcun altro per ripulire la bozza di una email, qualcun altro ancora per ordinare appunti. Nessuno ha deciso nulla, e nessuno ha scritto nulla.

La legge 132/2025, la legge italiana sull'intelligenza artificiale, interviene proprio su questo punto per le professioni intellettuali. In sintesi, all'articolo 13 prevede che l'IA possa essere usata solo come supporto all'attività, che il lavoro intellettuale del professionista resti prevalente, e che il cliente sia informato sui sistemi utilizzati con un linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo.

Questo articolo non è consulenza legale: prima di adottare un testo, fallo rileggere a chi si occupa della deontologia del tuo studio e controlla le indicazioni del tuo ordine o della tua associazione. Ma puoi arrivare a quella revisione con una bozza già buona, invece di partire da un foglio bianco.

Passo 1: elenca cosa usi davvero

Prima di scrivere all'informativa serve sapere cosa dire. Fai un giro dello studio e chiedi a ciascuno: quali strumenti di IA usi, per quale compito, con quali dati?

Esempio: in uno studio di commercialisti l'elenco potrebbe essere questo.

• Un assistente di scrittura per bozze di email e solleciti, senza dati fiscali dentro.
• Uno strumento per riassumere circolari e normativa.
• Un software di lettura automatica delle fatture, con controllo manuale prima della registrazione.

Così scopri anche cosa non va bene: se qualcuno incolla dati dei clienti in uno strumento gratuito, quello è il momento di fermarsi e decidere una regola.

Passo 2: scrivi il testo in parole semplici

La legge chiede chiarezza, quindi niente sigle e niente gergo. Ecco una base che puoi adattare:

Come utilizziamo l'intelligenza artificiale

Nel nostro studio usiamo alcuni strumenti di intelligenza artificiale (programmi che producono testi o riassunti a partire da istruzioni scritte) come supporto al lavoro. Li utilizziamo, ad esempio, per preparare bozze di comunicazioni e per riassumere documenti non riservati.

Non li utilizziamo per prendere decisioni al posto nostro. Ogni parere, atto o documento che ti consegniamo è elaborato, controllato e firmato da un professionista dello studio, che ne risponde.

I tuoi dati personali [non vengono inseriti / vengono inseriti solo in strumenti che ci offrono garanzie adeguate sulla riservatezza] negli strumenti elencati qui sotto: [elenco strumenti].

Se hai domande o preferisci che per la tua pratica non si usino questi strumenti, scrivici a [indirizzo].

Le parti tra parentesi quadre sono quelle da completare con i fatti del tuo studio. Non promettere nulla che non puoi mantenere.

Passo 3: fatti aiutare dall'IA a rifinire la bozza

Puoi usare l'IA anche per questo, a patto di darle solo i tuoi fatti e di non inserire dati dei clienti. Un prompt (l'istruzione che scrivi allo strumento) utile è:

Sei un redattore che scrive per uno studio professionale italiano. Ti do un elenco di strumenti di IA che usiamo, i compiti per cui li usiamo e le regole interne. Scrivi un'informativa per i clienti di massimo 200 parole, in italiano semplice, senza sigle non spiegate. Deve dire: a cosa serve l'IA nel nostro lavoro, che ogni documento è controllato e firmato da un professionista, quali dati non vengono inseriti negli strumenti, e come il cliente può farci domande. Non aggiungere promesse né affermazioni che non ti ho fornito. Se manca un'informazione, scrivila tra parentesi quadre.

L'ultima riga conta: chiedere di segnalare i buchi ti evita testi che sembrano completi ma contengono affermazioni inventate.

Passo 4: dichiara chi decide e chi firma

È il punto che più rassicura il cliente e che la legge mette al centro: l'IA supporta, il professionista decide. Scrivilo, e fai in modo che sia vero.

Esempio per uno studio legale: la bozza di un riepilogo di un fascicolo può nascere con l'aiuto di uno strumento, ma ogni citazione e ogni riferimento normativo viene verificato su fonti ufficiali prima di arrivare al cliente o in un atto. Gli strumenti di IA possono sbagliare o inventare riferimenti con grande sicurezza, quindi questa verifica non è un dettaglio.

Passo 5: mettila dove il cliente la vede

Un'informativa nascosta in una pagina del sito che nessuno apre serve a poco. Tre posti dove inserirla:

• nella lettera d'incarico o nel mandato, con una riga che rimanda al testo completo;
• nella email di benvenuto ai nuovi clienti;
• in una pagina del sito dello studio, facile da trovare.

Poi fissa una data di revisione, per esempio ogni sei mesi, o ogni volta che cambi uno strumento. Un'informativa vecchia che non corrisponde a ciò che fai è peggio di nessuna informativa.

Come può aiutarti GiPPi Lab

Scrivere il testo è la parte facile. Più difficile è tenere allineati strumenti, regole interne e informativa: sapere chi usa cosa, inviare il testo giusto a ogni nuovo cliente, ricordarsi di aggiornarlo. In GiPPi Lab costruiamo automazioni e software su misura per piccole e medie realtà, per esempio un flusso che invia l'informativa insieme alla lettera d'incarico e registra l'avvenuta consegna, o un registro interno degli strumenti usati. Non sostituiamo il tuo consulente legale né la tua deontologia: ti aiutiamo a rendere il processo ordinato e ripetibile. Se vuoi capire da dove partire, puoi prenotare un audit gratuito di 30 minuti del tuo processo: guardiamo insieme come lavorate oggi e ti diciamo con onestà cosa vale la pena automatizzare e cosa no. Prenota l'audit gratuito.